Microsoft Access
Microsoft Access เป็นโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
(Relational DataBase Management System : RDBMS) ที่ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูล
การสอบถาม การค้นหา การดูแลรักษา (เพิ่ม,ลบ,แก้ไขข้อมูล) การวิเคราะห์และการนาเสนอข้อมูล
รวมถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ทาได้ง่ายและมีประสิทธิภาพสูง
ฐานข้อมูล (Database)
วิธีการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีระเบียบ และเป็นระบบ โดยใช้คอมพิวเตอร์มาเป็นตัวช่วย
สามารถเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล สืบค้นข้อมูล แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว
ตัวอย่าง ระบบฐานข้อมูลที่เห็นได้ทั่วไป
คือ ระบบการขายสินค้าในร้านค้าปลีกสมัยใหม่ ซึงจะมีการจัดเก็บสินค้าแยกเป็นหมวดหมู่
มีการกาหนดรหัสสินค้า และมีการกาหนดราคา และส่วนลดอย่างชัดเจน ในขณะที่เราซื้อสินค้าก็จะมีพนักงานขายที่ใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดเพื่อจะทราบชื่อสินค้าและราคารวมทั้งคิดเงินได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
ตัวอย่างฐานข้อมูล
สมุดโทรศัพท์ซึ่งแสดงรายชื่อผู้ใช้โทรศัพท์โดยเรียงลาดับตามชื่อและนามสกุล
จาก ก-ฮ วิธีค้นหาเบอร์โทรศัพท์ก็คือ
ต้องเริ่มต้นที่อักษรตัวแรกของชื่อที่ต้องการแล้วหาไปจนพบชื่อนั้น
ถ้ามีชื่อซ้ากันก็ต้องไปหาที่นามสกุลต่อไปอีกจนกว่าจะได้ชื่อและนามสกุลที่ต้องการ
ในทางกลับกันถ้าจะค้นหาชื่อจากเบอร์โทรศัพท์หรือนามสกุล หรือจากที่อยู่
ถ้าค้นหาด้วยมือ อาจต้องหาจากสมุดโทรศัพท์ทั้งเล่มซึ่งใช้เวลานานมาก
แต่ถ้านาโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลมาช่วยจัดเก็บข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์
จะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้การบารุงรักษาฐานข้อมูลไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขข้อมูล
จะทาได้ง่ายขึ้นด้วย
โครงสร้างฐานข้อมูล Access
ไฟล์ฐานข้อมูลของ
Access จะเป็นชิ้นงานหรือออบเจ็คฐานข้อมูล (database object)
ซึ่งผู้ใช้สร้างขึ้นทั้งหมดและจะถูกเก็บรวมกันไว้ในไฟล์ฐานข้อมูล
.accdb ทาให้การเรียกใช้หรือแก้ไขทาได้ง่าย สาหรับออบเจ็คฐานข้อมูลจะมีทั้งหมด
6 ประเภท
1)Table
2)Query
3)Form
4)Report
5)Macro
6)Module
Table
เป็นออบเจ็คที่ใช้เก็บข้อมูลจริง โดยคุณสามารถทางานร่วมกับ Table ผ่านตารางข้อมูลที่เรียกว่า
Datasheet เช่น การ Insert, Update, Delete โดยใน
1 Table จะต้องเก็บข้อมูลที่เป็นหนึ่งความสัมพันธ์เท่านั้นหรือเรื่องเดียวเท่านั้น
เช่น
- Table Employee
- ชื่อ
- นามสกุล
- แผนก
- วันที่เข้าทางาน
- ที่อยู่
ซึ่งในฐานข้อมูลจะต้องมี Table อย่างน้อย 1 Table เสมอ
เนื่องจาก Table เป็นส่วนที่ใช้เก็บข้อมูลจริง จึงเป็นออบเจ็คที่มีความสาคัญสูงสุด
เพราะจะถูกนาไปใช้เป็นแหล่งข้อมูลของออบเจ็คอื่นๆ เช่น Form และ
Report ด้วย
Query
เป็นออบเจ็คที่ช่วยให้คุณสามารถทางานในลักษณะของการสืบค้น
จัดการ (Insert, Update, Delete) และประมวลผลข้อมูลจาก Table หรือจาก Query
ด้วยกันเอง
แล้วแสดงผลลัพธ์แบบตาราง ซึ่งข้อมูลนี้อาจดึงมาทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจาก 1
Table หรือจากหลายๆ Table
พร้อมกันได้
โดยอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่กาหนดไว้ นอกจากนี้คุณยังนา Query
มาเป็นแหล่งข้อมูลของ
Form และ Report
ได้เช่นเดียวกับ
Table
Form
เป็นออบเจ็คที่ใช้จัดการข้อมูลบนจอภาพ
และสร้างส่วนติดต่อกับผู้ใช้ได้อย่างมืออาชีพ โดยนาองค์ประกอบที่เรียกว่า คอนโทรล
( control ) เช่น ปุ่มคาสั่ง รูปภาพ และอื่นๆ
มาประกอบกันเป็นรูปแบบที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
เพื่อช่วยให้การทางานร่วมกับข้อมูลมีความถูกต้อง ปลอดภัย
และตรงกับวัตถุประสงค์มากที่สุด เช่น สามารถกาหนดรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบการทางานให้กับผู้ใช้แต่ละคน
การนำ Form มาสร้างเมนูเพื่อให้ผู้ใช้เข้าทางานในส่วนที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
Report
เป็นออบเจ็คที่นำเสนอข้อมูลในรูปของเอกสารรายงาน โดยคุณสามารถกาหนดรูปแบบให้ตรงกับความต้องการได้หลายวิธี
เช่น เลือกใช้รายงานสาเร็จรูปของ Access 2010 ที่แก้ไขปรับปรุงได้จนกว่าจะพอใจ
หรือจะออกแบบและสร้างด้วยตัวเองทั้งหมดก็ได้ โดยนาคอลโทรลต่างๆมาประกอบกันเป็นรูปแบบที่ต้องการได้
เช่นเดียวกับ Form สามารถแสดง Report บนจอภาพก่อนสั่งพิมพ์ลงกระดาษ
ลักษณะเฉพาะของ Report ที่ต่างจาก Form ก็คือใช้สาหรับการรายงานผลเพียงอย่างเดียวเท่านั้น จะใช้เพื่อแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ
ในแหล่งข้อมูลของ Report นั้นไม่ได้
Macro
เป็นออบเจ็คที่เก็บรวบรวมชุดคาสั่งหรือการกระทาต่างๆตามแต่ผู้ใช้จะกาหนด
โดยคาสั่งเหล่านี้จะถูกจัดลาดับหรือจัดกลุ่มตามลาดับขั้นตอนในการทางานที่เกี่ยวข้องกับออบเจ็คในฐานข้อมูลนั้น
โดยผู้ใช้สามารถเก็บบันทึกชุดคาสั่งทั้งหมดที่จะต้องใช้สาหรับการทางานนั้นๆไว้ในฐานข้อมูล
เมื่อจะต้องทางานนั้นอีกในภายหลัง ก็สั่งรัน Macro ให้ทางานแทนคุณได้ เหมือนการทางานของ Macro ใน
Word และ Excel ข้อดีของ Macro คือ ช่วยให้การทางานสะดวกขึ้น เนื่องจากผู้ใช้ไม่ต้องสั่งให้
Access ทางานทีละคาสั่งซ้าๆกันด้วยตัวเองทุกครั้ง
Module
เป็นออบเจ็คที่ใช้สร้างและเก็บโปรแกรมย่อยที่เขียนด้วยภาษา VBA( Visual Basic for Application) ซึ่งจะช่วยให้คุณทางานที่มีความซับซ้อนมากๆ ซึ่งไม่สามารถนา Macro มาช่วยได้ เช่น การตรวจจับข้อผิดพลาดที่เกิดจากการประมวลผล ( Error Trapping) VBA เป็นภาษามาตราฐานที่เสริมการทางานของโปรแกรมในชุด Microsoft Office เช่น Word, Excel และ Access มีรูปแบบภาษาและการใช้งานเช่นเดียวกับภาษาและการใช้งานเช่นเดียวกับภาษา Visual Basic ซึ่งเป็นภาษาที่ใช้พัฒนาโปรแกรมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดภาษาหนึ่ง
ความสำคัญของฐานข้อมูล
ในยุคแรกที่นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ประมวลผลข้อมูลนั้ นโครงสร้างการ
จัดเก็บข้อมูลในเครื่องยังมีลักษณะคล้ายคลึงกับการจัดเก็บข้อมูลในกระดาษ คือ ข้อมูลแต่ละประเภทจะถูกเก็บแยกกันในลักษณะของไฟล์หรือแฟ้มข้อมูล
โดยแต่ละแผนกหรือหน่วยงานจะเก็บข้อมูลและมีโปรแกรมของตนเองที่ใช้ดึง ข้อมูลจากไฟล์ต่างๆมาประมวลผล
แผนภาพแสดงระบบการจัดเก็บข้อมูลของบริษัทแห่งหนึ่ง จะเห็นว่าแต่ละแผนกเก็บข้อมูลของตัวเองไว้ในไฟล์ที่แยกจากกัน
ผลคือ ทาให้มีข้อมูลบางส่วนซ้าซ้อนกัน
ตัวอย่างเช่น ไฟล์ข้อมูลพนักงาน ของแผนกบุคคล จะเก็บข้อมูลของพนักงานทุกคนในบริษัทจึงมีข้อมูลของพนักงานขายอยู่ด้วย
ทาให้ซ้ากับข้อมูลในไฟล์ข้อมูลพนักงานของแผนการตลาด เป็นต้น โดยแต่ละแผนกจะดึงข้อมูลจากไฟล์มาประมวลผลและออกรายงานโดยใช้โปรแกรมของตนเอง
-
แต่ละแผนกสามารถเขียนโปรแกรมประมวลผลข้อมูลในรูปแบบที่ต้องการได้อย่างอิสระ
- การดึงข้อมูลมาใช้ทาได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากต่างคนต่างเก็บ
- ลดต้นทุนในส่วนของการวางระบบคอมพิวเตอร์
เนื่องจากข้อมูลที่เก็บเป็นข้อมูลที่ใช้งานในฝ่ายเท่านั้น จึงไม่มีความซับซ้อนจนต้องใช้ระบบการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงมาก
ข้อเสียของการนำระบบแบบตัวอย่างข้างต้น คือ
- เกิดความซ้าซ้อนของข้อมูล (Redundancy) ซึ่งจะนาไปสู่ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล
(Data Inconsistency) ในภายหลังได้ ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลในไฟล์หนึ่ง แต่ไม่ได้แก้ไขข้อมูลนั้นในไฟล์อื่นๆด้วย
-
เกิดความไม่เป็นอิสระของข้อมูล (Data Dependency) เพราะโปรแกรมที่ใช้ในแต่ละแผนกจะผูกพันกับโครงสร้างการจัดเก็บและวิธีเรียกใช้ข้อมูล
ถ้าเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูล โปรแกรมทุกโปรแกรมที่เรียกใช้ไฟล์ข้อมูลนั้นจะต้องถูกแก้ไขด้วย
ซึ่งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น