ฟิลด์

		ฟิลด์   คุณสมบัติฟิลด์           เมื่อมีการกำหนดฟิลด์แล้วต้องมีการกำหนดคุณสมบัติเพื่อการใช้งานตามวัตถุประสงค์ ขนาดฟิลด์ (Field Size)           การกำหนดขนาดฟิลด์ของข้อมูลประเภท Text และ Number ทำได้โดยการกำหนดค่าคุณสมบัติ Field size ค่ากำหนดขึ้นมาจะช่วยควบคุมไม่ให้มีการใส่ค่าที่ใหญ่กว่ากำหนด ข้อมูลประเภท Text            การกำหนดจำนวนอักษรในฟิลด์จะเป็นการระบุจำนวนค่าสูงสุดที่เก็บไว้ในฟิลด์ได้ เช่น กำหนดขนาดฟิลด์ ได้ 6 ตัวอักษร สำหรับเก็บรหัส 6 ตัวอักษรจะทำให้ป้องกันอุบัติเหตุในการป้อนค่ามากกว่า 6 ตัวอักษรลงในฟิลด์ ขนาดของฟิลด์กำหนดได้ตั้งแต่ 1 ถึง 255 ตัวอักษร แต่ Access จะมีค่าเริ่มที่ 50 ตัวอักษร ถ้ามีการแก้ไขด้วยการลดขนาดฟิลด์ลง เช่น 100 ตัวอักษรเหลือ 50 ตัวอักษร Access จะตัดตัวอักษรด้านขวาออกไปให้เหลือเท่ากับจำนวนตัวอักษรที่มีการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลประเภท Number           การกำหนดขนาดฟิลด์ของข้อมูลประเภท Number จะเป็นกำหนดช่วงของค่าที่สามารถเก็บในฟิลด์ได้ และ เก็บค่าที่เป็นทศนิยม Access จะกำหนดค่าเริ่มต้นเป็น Long integer แต่สามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นได้ที่ Option (ตัวเลือก) ในเมนู Tools (เครื่องมือ) ค่าของฟิลด์ ช่วงข้อมูล ทศนิยม ขนาดการเก็บ Byte 0 ถึง 255 ไม่มี 1 ไบต์ Integer - 32 , 768 57 ถึง 32 , 167 ไม่มี 2 ไบต์ Long integer - 2 , 147 , 483 , 648 ถึง 2,147,483,647 ไม่มี 4 ไบต์ Single - 3.4 x 10^38 ถึง 3.4 x 10^38 7 4 ไบต์ Double -1.1797 x 10^308 ถึง 1.797 x 10^308 15 8 ไบต์           ในการกำหนดขนาดของฟิลด์จะเป็นการดีถ้ากำหนดให้ฟิลด์มีขนาดเล็กที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะจะทำให้ทำงานได้เร็วขึ้น เช่น ถ้าเป็นเลขจำนวนจริงขนาดเล็กอาจจะเลือก Byte ส่วนฟิลด์ที่ต้องเก็บค่าค่อนข้างมาก ให้กำหนดด้วย Integer หรือ Long Integer การเก็บค่าที่มีทศนิยมสามารถกำหนดเป็น Single หรือ Double ส่วนค่าทางด้านการเงินควรเลือกข้อมูล ประเภท Currency ไม่ควรเป็นประเภท Number ในการเปลี่ยนแปลงกำหนดฟิลด์ ถ้าเปลี่ยนจาก Single หรือ Double เป็น Byte integer หรือ Long integer นั้น Access จะทำการปัดทศนิยมโดยอัตโนมัติ ถ้าการเปลี่ยนค่าขนาดฟิลด์เล็กลง และค่าที่มีอยู่มีค่าใหญ่กว่าค่าที่กำหนดใหม่ จะมีการแทนค่าเหล่านี้ ด้วยค่าว่าง ( Null value ) รูปแบบ (Format)           จะเป็นการกำหนดแบบในการดูข้อมูลหรือแสดงข้อมูลไม่เกี่ยวกับการเก็บข้อมูล ในการแสดงผล จะมีการแสดงข้อมูลในตารางข้อมูลของ Table และคิวรี่และกำหนดค่าควบคุมในการสร้างฟอร์มหรือรายงานที่สร้างขึ้นมาใหม่ส่วนฟอร์มและรายงานที่สร้างมาก่อนจะไม่มีผลกระทบ Format เป็นเพียงการอำนวยความสะดวก และความสวยงามในการอ่านข้อมูลเท่านั้น รูปแบบแสดงข้อมูลแบบสากล ( International Data Format)           Access จะแสดงค่าซึ่งเป็นค่าที่กำหนดจาก Control Panel ของ Windows ในส่วนการกำหนดค่า international setting สำหรับ Number และ Date/Time ตามรายการต่อไปนี้ รูปแบบของ Access ค่ากำหนดใน Control Panel Standard Number Format Currency Currency Format Short Date Short Date Format Long Date Long Date Format Short Time Time Format ถ้าคำที่แสดงออกมาไม่ตรงกับแบบที่ใช้โดยทั่วไป ให้ไปตรวจค่าที่ตั้งไว้ในส่วน International section ใน Control Panel  รูปแบบการแสดงข้อมูลประเภทตัวเลขและทศนิยม           ถ้าไม่มีกำหนดรูปแบบ ( Format) หรือกำหนดเป็น General number เมื่อมีการแสดง จะแสดงโดยไม่มี เครื่องหมายจุลภาคถ้าต้องการเครื่องหมายจุลภาคให้เลือกแบบ Standard หรือ Currency ตารางข้างล่างจะแสดงแบบของฟิลด์ แบบ ตัวเลข การแสดงผล General Number 1234.5 12 34.5 Currency 1234.5 $1,234.50 Fixed 1234.5 1234.5 Standard 1234.5 1,234.50 Percent 0.824 82.40% Scientific 1234.5 1.234E+03           ในส่วนของทศนิยม ( Decimal place) จะกำหนดล่วงหน้าเป็น auto จะแสดงค่าทศนิยมตามแบบข้อมูลซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงการแสดงจำนวนทศนิยมตามความต้องการได้
	รูปแบบการแสดงข้อมูลประเภท Date/Time           ตารางต่อไปนี้จะแสดงแบบที่มีให้สำหรับฟิลด์ที่ประเภทข้อมูลเป็น Date/Timenb รูปแบบ การแสดงผล General Date 1/31/99 4:30:00 PM (US) 31/1/99 10:30:00 ( UK ) Long Date Friday January 31, 1999 (US)  31 January 1999 ( UK ) Medium Date 31-Jan-99 Short Date 1/31/99 (US)  31/1/99 ( UK ) Long Time 4:30:00 PM Medium Time 04:30 PM Short Time 10:30